Tietosuojaseloste

Jyväskylän Messut Oy:n kävijärekisteri

Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Päivitetty 21.12.2023

1. Rekisterin pitäjä

Jyväskylän Messut Oy
PL 127, 40101 Jyväskylä
info@jklmessut.fi
p. 014 339 8100
Y-tunnus: 0626505–0

2. Rekisterin nimi

Jyväskylän Messut Oy:n kävijärekisteri

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin kerätään tietoja kävijöiksi rekisteröityviltä, näytteilleasettajiksi rekisteröityviltä sekä median edustajiksi rekisteröityviltä.

Rekisterin kävijätietoja käytetään tapahtuman kävijämarkkinointiin, kävijälaskentaan ja kävijätutkimusten tekemiseen.

Rekisterin kävijätietoja voidaan käyttää kävijäprofilointiin, sähköiseen suoramarkkinointiin sekä markkinointitoimenpiteiden kohdentamiseen myös tulevissa vastaavan kaltaisissa tapahtumissa, joista kävijöiden uskotaan olevan kiinnostuneita heidän aiempien tapahtumavierailujen sekä oman työroolin ja -vastuualueiden perusteella. Kävijät voivat halutessaan poistua näiltä uutiskirjelistoilta milloin tahansa.

Näytteilleasettajien tietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumaan liittyvän informaation jakaminen.

Median edustajiksi akkreditoituneille voidaan lähettää tapahtumaan liittyvää informaatiota ja mediatiedotteita.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Peruste henkilötietojen käsittelylle on tapahtuman kävijän suostumus rekisteröitymisen yhteydessä sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä. Suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin kerätään rekisteröidyistä perustietoja, kuten nimi ja yhteystiedot (sähköpostiosoite ja/tai puhelinnumero). Tapahtumakohtaisesti voidaan kerätä myös yritykseen ja työtehtävään liittyviä tietoja.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan

• Suoraan rekisteröidyltä itseltään rekisteröinnin yhteydessä. Rekisteriin tulevat ne tiedot, jotka käyttäjä itse ilmoittaa verkkosivuilla lomaketta täyttäessään.
• Rekisteröidyltä, mikäli hän hyväksyy näytteilleasettajan lähettämän kutsun tapahtumaan
• Rekisteröidyn työnantajan edustajalta (vain osastolla työskenteleviä näytteilleasettajia koskevat tiedot)

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia luovutuksia kolmansille osapuolille, mutta tapahtumakävijä voi antaa luvan skannata tunnistekorttinsa QR-koodin, jolloin kävijän rekisteröityessään antamat tiedot (Etunimi, Sukunimi, Titteli, Yritys, Sähköpostiosoite, Puhelinnumero) siirtyvät tunnistekortin skannanneen näytteilleasettajan käyttöön.

Sähköisesti rekisteröityneiden kävijöiden tiedot luovutetaan tapahtumanjärjestäjän käyttöön, mikäli järjestäjä on muu taho kuin Jyväskylän Messut Oy.

Rekisterin tietoja voidaan luovuttaa tilapäisesti yhteistyökumppaneille henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta vastaavaan käyttöön, kuten kävijätutkimuksen tekoa varten. Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa on tehty käsittelystä kirjallinen tietojenkäsittelysopimus, jolla varmistetaan, että palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti.

8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisteristä ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti.

Rekisterin tiedot on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmään, joka on suojattu käyttöjärjestelmän suojausohjelmiston avulla. Vain määrätyillä työntekijöillä ja järjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin ja tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.

Järjestelmän tiedot sijaitsevat toimittajan palvelimilla. Konesalitilat ovat viimeisintä suunnittelua ja vastaavat hyvin korkean tason saatavuuden ja turvallisuuden vaatimuksiin. Tilat on lähtökohtaisesti rakennettu asiakkaiden liiketoimintakriittisille palvelimille ja sovelluksille, ja ne täyttävät IT-ympäristöille asetetut korkeimmat standardit.

Kaikki liikenne järjestelmän ja käyttäjien välillä on salattua SLL-sertifikaatin/varmenteen avulla.

11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.

12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterin pitäjään tiedon korjaamiseksi.

13. Rekisteröidyn kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.