TIETOSUOJASELOSTE
Jyväskylän Messut Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24§
Euroopan unionin yleinen tietosuoja-asetus (679/2016)
Päivitetty 1.8.2021
1. Rekisterin pitäjä
Jyväskylän Messut Oy
PL 127, 40101 Jyväskylä
info@jklmessut.fi
p. 014 339 8100
Y-tunnus: 0626505-0
2. Rekisterin nimi
Jyväskylän Messut Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelyn tarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen, asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen sekä kävijäprofilointi, sähköinen suoramarkkinointi ja markkinoinnin kohdentaminen. Tietoja käytetään myös kävijälaskentaan ja tapahtumien kehittämiseen.
4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat sopimus, suostumus ja rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Kun rekisteröity on osapuolena sopimuksessa, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.
Rekisteröity voi myös antaa suostumuksensa sille, että hänen henkilötietojaan käsitellään. Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin (tilanneet uutiskirjeen). Markkinointiviestien tilaamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta (”Poistu postituslistalta” tai ”Unsubscribe” -toiminto), jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu on käsittelyperusteena silloin, kun rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on asiallinen yhteys. Tällainen asiallinen yhteys muodostuu mm. silloin, kun rekisteröity on omasta aloitteestaan rekisterinpitäjään yhteydessä, tai kun rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja rekisteröidyn työnantajan ja rekisterinpitäjän välisen toiminnan yhteydessä. Lisäksi rekisterinpitäjä voi kirjata oikeutetun edun perusteella asiakasrekisteriin sellaisten potentiaalisten asiakkaiden yhteyshenkilöiden ja edustajien tietoja, joiden rekisterinpitäjä voi perustellusti odottaa olevan kiinnostuneita hankkimaan rekisterinpitäjän tarjoamia palveluita tai tuotteita. Suoramarkkinointia voidaan lähettää sellaisille rekisterinpitäjän potentiaalisille asiakkaille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteröidystä käsitellään seuraavia, edellä mainittujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja:
– Nimi
– Sähköpostiosoite
– Matkapuhelinnumero
– Yritys ja asema
– Yrityksen osoite- ja perustiedot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötiedot on saatu seuraavista tietolähteistä:
– suoraan rekisteröidyltä itseltään (sähköinen rekisteröinti tapahtumiin/uutiskirjeen tilaajaksi tai tarjouksen/sopimuksen teon yhteydessä)
– julkisista/yleisesti saatavilla olevista lähteistä (internet, kaupparekisteri, Asiakastieto)
– rekisteröidyn työnantajan edustajalta (yritysasiakkaiden yhteyshenkilöt)
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tapahtumiin sähköisesti rekisteröityneiden asiakkaiden (ammattimessut) tiedot luovutetaan sille yritykselle, jonka kävijä on ilmoittanut kutsujaksi. Sähköisesti rekisteröityneiden asiakkaiden tiedot luovutetaan myös tapahtumanjärjestäjän käyttöön, mikäli järjestäjä on muu taho kuin Jyväskylän Messut Oy. Asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa myös alihankkijoille, joita käytetään palvelun tarjoamiseksi asiakkaalle. Rekisterinpitäjän lukuun henkilötietoja käsittelevien yhteistyökumppanien kanssa on tehty käsittelystä kirjallinen tietojenkäsittelysopimus, jolla varmistetaan, että palveluntarjoajat käsittelevät rekisterinpitäjän vastuulla olevia henkilötietoja rekisterinpitäjän ohjeiden mukaisesti. Kanta-asiakasrekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteristä ei luovuteta tai siirretä tietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Henkilötietojen säilytysaika
Rekisterinpitäjä käsittelee ja säilyttää tietoja ainoastaan niin kauan kuin on tarpeellista henkilötiedon ennalta määritellyn käyttötarkoituksen kannalta. Tarpeettomiksi muuttuneet henkilötiedot, joita rekisterinpitäjällä ei ole enää perustetta säilyttää eikä käsitellä, poistetaan säännöllisin väliajoin rekisterinpitäjän omien tietosuojakäytäntöjen mukaisesti. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista milloin tahansa.
10. Rekisterin suojauksen periaatteet
• Manuaalinen aineisto
o Säilytetään lukitussa tilassa levikintarkastuksen edellyttämän määräajan, jonka jälkeen ne tuhotaan
• ATK:lle talletetut tiedot
o Rekisteri säilytetään Jyväskylän Messut Oy:n palvelimella.
o Vain määrätyillä työntekijöillä ja järjestelmän toimittajalla on pääsy rekisterin tietoihin ja tietojen käyttö on suojattu käyttäjätunnuksella ja salasanalla.
o Vaitiolovelvollisuus sitoo asiakasrekisteritietoja käsitteleviä työntekijöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain lakiin perustuvan ilmoitusvelvollisuuden johdosta, kuten asiakkaan omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä.
11. Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut itseään koskevat tiedot ja saada niistä kopiot. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.
12. Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjä oikaisee, poistaa tai täydentää rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn pyynnöstä. Rekisteröidyn tulee ottaa kirjallisesti yhteyttä rekisterin pitäjään tiedon korjaamiseksi.
13. Rekisteröidyn kielto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia henkilötietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Kielto tulee tehdä kirjallisesti ja osoittaa rekisterin pitäjälle.