Paljonko maksaa yrityksen pikkujoulujen järjestäminen Jyväskylässä?

Yrityksen pikkujoulujen järjestämisen kustannukset Jyväskylässä vaihtelevat merkittävästi riippuen useista tekijöistä, kuten osallistujamäärästä, tilaisuuden tasosta ja halutusta ohjelmasta. Kokonaiskustannukset muodostuvat tyypillisesti tilan vuokrasta, ravintolapalveluista ja mahdollisesta ohjelmasta.

Pienille yrityksille (10-20 henkilöä) pikkujoulujen järjestäminen maksaa tavallisesti 50-80 euroa henkilöä kohden. Tämä hintahaarukka kattaa yksinkertaisemmat tilaratkaisut ja perustarjoilut. Esimerkiksi ravintolan kabinetti tai pienempi kokoustila Jyväskylän keskustassa menu-tarjoiluineen sijoittuu usein tähän hintaluokkaan.

Keskikokoisille yrityksille (20-50 henkilöä) kustannukset nousevat tyypillisesti 60-100 euroon per henkilö. Tässä kokoluokassa tarvitaan jo suurempi juhlatila ja monipuolisemmat tarjoilut. Messu- ja tapahtumakeskus Paviljongissa tämän kokoisille ryhmille löytyy viihtyisiä ja muunneltavia tiloja, joissa voi toteuttaa teemallisia juhlia.

Suuremmille yrityksille (yli 50 henkilöä) kustannukset ovat tyypillisesti 70-150 euroa henkilöä kohden. Tässä budjetissa on mahdollista järjestää näyttävämmät juhlat, joissa on laadukkaat tarjoilut ja erityistä ohjelmasisältöä. Paviljonki tarjoaa hienot puitteet isommillekin pikkujouluille remontoitujen tilojensa ansiosta.

Kustannusten jakautuminen eri osa-alueiden välillä noudattaa tavallisesti seuraavaa kaavaa:

Tilavuokra: 20-30% kokonaisbudjetista
Ravintolapalvelut: 40-50% kokonaisbudjetista
Ohjelma ja viihde: 15-25% kokonaisbudjetista
Somistus ja muut kulut: 5-15% kokonaisbudjetista

Jyväskylässä on tarjolla erilaisia pikkujoulupaketteja, jotka yhdistävät tilan, tarjoilut ja ohjelman yhteen kokonaisuuteen. Näiden pakettien hinnat alkavat noin 60 eurosta henkilöä kohden. Paviljongissa voidaan räätälöidä budjettiin sopivia kokonaisuuksia, jotka sisältävät kaiken tarvittavan – voit valita pelkän tilavuokran peruspalveluineen tai laajemman paketin, joka kattaa myös tapahtumasuunnittelun.

Pikkujoulujen ajankohdalla on myös merkitystä kustannuksiin. Sesongin ulkopuolella, kuten lokakuussa tai tammikuussa, tilaisuuden järjestäminen voi olla edullisempaa kuin suosituimpina pikkujoulupäivinä marras-joulukuussa.

Mitkä ovat parhaat pikkujoulutilat Jyväskylässä eri kokoisille yrityksille?

Jyväskylä tarjoaa monipuolisia tilavaihtoehtoja yritysten pikkujoulujen järjestämiseen erikokoisille ryhmille. Messu- ja tapahtumakeskus Paviljonki erottuu edukseen etenkin keskikokoisten ja suurten yritysten juhlien järjestämisessä.

Paviljongin tilavaihtoehdot ovat viime vuosina uudistuneet merkittävästi. Täysin remontoidut Ravintola 3 ja Encore-sali tarjoavat upeat puitteet näyttäville pikkujouluille. Kesällä 2024 uudistettu A-halli ja siellä sijaitseva Ravintola Event mahdollistavat entistä monipuolisemmat ja viihtyisämmät tapahtumatoteutukset.

Paviljongin tilakapasiteetit vaihtelevat seuraavasti:

Auditoriot: 100-1200 henkilöä
Kokoustilat: 10-50 henkilöä
Ravintola 3: 300 henkilöä
Encore-sali: 500 henkilöä
Messuhallit: muunneltavissa eri kokoisiksi tiloiksi, jopa tuhansille osallistujille

Pienemmille yrityksille (10-20 henkilöä) Jyväskylän keskustan ravintoloiden kabinetit ovat suosittuja vaihtoehtoja. Niiden etuna on valmis ravintolaympäristö ja keskeinen sijainti. Hinnat liikkuvat tyypillisesti 500-1000 euron välillä tilavuokran ja tarjoilujen osalta.

Keskikokoisille yrityksille (20-50 henkilöä) Paviljongin kokoustilat tai pienemmät ravintolasalit ovat erinomainen valinta. Hinnat alkavat noin 1500 eurosta ja sisältävät usein peruskalusteet ja tekniikan. Food&Events Tapahtumaravintolat suunnittelee ja toteuttaa tarjoilut tilaisuuteen sopiviksi.

Suurille yrityksille (yli 50 henkilöä) Paviljongin Encore-sali, Ravintola 3 tai A-halli tarjoavat erinomaiset puitteet näyttäville juhlille. Näissä tiloissa voidaan toteuttaa mittaviakin teemajuhlia kaikilla herkuilla. Hinnat alkavat noin 3000 eurosta tilavuokran osalta.

Paviljongin selkeä etu muihin tapahtumapaikkoihin verrattuna on sen monipuolisuus ja muunneltavuus. Tilojen kokoa ja tunnelmaa voidaan säätää tapahtuman luonteen mukaan. Lisäksi Paviljonki tarjoaa kokonaisvaltaisia tapahtumatoimiston palveluja, joiden avulla pikkujoulut voidaan toteuttaa ”avaimet käteen” -periaatteella.

Tilojen varaustilanne vaikuttaa merkittävästi hintoihin. Suosituimmat pikkujoulupäivät täyttyvät nopeasti, joten varaamalla hyvissä ajoin voi säästää kustannuksissa. Pikkujoulusesonki käy kuumana, mutta Paviljongista löytyy vielä vapaita tiloja syksylle oman juhlan järjestämiseen.

Miten suunnitella kustannustehokas pikkujoulubudjetti?

Kustannustehokkaan pikkujoulubudjetin laatiminen alkaa aina huolellisella suunnittelulla ja tarpeiden kartoituksella. Määrittele ensin juhlan tavoitteet: onko kyseessä rento yhdessäolo, teemallinen juhla vai kenties yhdistelmä viihdettä ja verkostoitumista? Realistisen budjetin perustana on osallistujamäärän tarkka arviointi.

Pikkujoulubudjetin keskeisimmät osa-alueet ja säästövinkit:

Tapahtumatila: Varaa tila hyvissä ajoin, sillä varhaiset varaajat saavat usein paremmat hinnat. Harkitse juhlan järjestämistä sesongin ulkopuolella tai alkuviikosta, jolloin hinnat ovat alhaisemmat. Paviljongissa voidaan räätälöidä tilaratkaisu juuri sopivaksi ryhmällesi, mikä ehkäisee turhia kustannuksia.
Ravintolapalvelut: Food&Events Tapahtumaravintolat suunnittelee tarjoilut budjettisi mukaan. Buffet-ruokailu on tyypillisesti edullisempi kuin pöytiin tarjoilu. Juomien osalta voit harkita etukäteen sovitun juomalippu-määrän jakamista tai rajatun juomavalikoiman tarjoamista.
Ohjelma: Suunnittele ohjelma juhlan luonteeseen sopivaksi. Yksinkertaisimmillaan musiikkia voi tarjota äänentoistolaitteiden kautta, kun taas live-esiintyjät nostavat kustannuksia. Paviljongin tuottajat auttavat löytämään kustannustehokkaita ohjelmaratkaisuja laajan kumppaniverkostonsa avulla.
Somistus: Teemallinen somistus voi olla yksinkertainen mutta vaikuttava. Hyödynnä Paviljongin valmiita somistusratkaisuja tai suunnittele pienellä budjetilla toteutettava teema, kuten vuodenaikoihin liittyvä koristelu.

Ennakkovarauksen merkitys on suuri pikkujoulujen budjetoinnissa. Mitä aiemmin teet varauksen, sitä enemmän aikaa jää budjetin hiomiseen ja järjestelyihin. Joustava päivämäärä antaa lisää neuvotteluvaraa, sillä suosituimmat perjantai- ja lauantai-illat ovat tyypillisesti kalliimpia.

Tyypillisen pikkujoulubudjetin mallipohja eri kokoisille yrityksille (per henkilö):

Pieni yritys (10-20 henkilöä):

Tilavuokra: 15-25 €
Ruoka ja juoma: 30-45 €
Ohjelma: 5-10 €
Yhteensä: 50-80 €/henkilö

Keskikokoinen yritys (20-50 henkilöä):

Tilavuokra: 15-20 €
Ruoka ja juoma: 35-60 €
Ohjelma: 10-20 €
Yhteensä: 60-100 €/henkilö

Suuri yritys (yli 50 henkilöä):

Tilavuokra: 15-25 €
Ruoka ja juoma: 40-80 €
Ohjelma ja viihde: 15-45 €
Yhteensä: 70-150 €/henkilö

Aloita pikkujoulujen suunnittelu hyvissä ajoin ja varaa budjettiin pieni joustovaraus yllättäviä kuluja varten. Paviljongin ammattilaiset auttavat suunnittelemaan budjetin niin, että se vastaa tarpeitasi ilman ikäviä yllätyksiä.

Pikkujoulujen järjestämisen muistilista

Onnistuneiden pikkujoulujen järjestäminen vaatii huolellista suunnittelua ja aikataulutusta. Tämä muistilista auttaa sinua huomioimaan kaikki oleelliset tekijät ja varmistamaan, että juhlasi onnistuvat täydellisesti.

3-6 kuukautta ennen juhlaa:

Määrittele budjetti ja osallistujamäärä
Valitse ja varaa juhlapaikka – Paviljongissa on vielä vapaita aikoja syksylle
Kartoita mahdolliset teemat (esim. Oktoberfest, Beach Party tai itsenäisyyspäivän juhla)
Lähetä alustava ilmoitus henkilöstölle päivämäärän varaamiseksi

2-3 kuukautta ennen juhlaa:

Suunnittele menu Food&Events Tapahtumaravintoloiden kanssa
Valitse ja varaa ohjelma/esiintyjät
Päätä somistuksesta ja teemaan liittyvistä yksityiskohdista
Lähetä viralliset kutsut ja pyydä ilmoittautumiset

1 kuukausi ennen juhlaa:

Vahvista lopullinen osallistujamäärä
Tarkista erityisruokavaliot ja ilmoita ne ravintolalle
Varmista tekniset yksityiskohdat (äänentoisto, valot, esitystekniikka)
Viimeistele ohjelma ja aikatauluta ilta

1-2 viikkoa ennen juhlaa:

Lähetä osallistujille muistutus ja mahdolliset ohjeet
Käy läpi juhlapaikan kanssa kaikki käytännön järjestelyt
Varmista maksujärjestelyt ja laskutusosoitteet

Riskien hallinta on tärkeä osa pikkujoulujen järjestämistä. Tutustu huolellisesti varausehtoihin, erityisesti peruutusehtoihin ja mahdollisiin lisäkustannuksiin. Paviljongin varausehdoissa tyypillisesti määritellään, milloin lopullinen osallistujamäärä on vahvistettava ja mitkä ovat peruutusehdot.

Muista huomioida myös nämä tärkeät asiat:

Allergiat ja erityisruokavaliot: Food&Events Tapahtumaravintolat valmistaa tarvittaessa ruoat kaikille sopiviksi, myös vegaanisia ja gluteenittomia vaihtoehtoja on saatavilla
Kuljetukset juhlapaikalle ja takaisin: Tarvittaessa kannattaa järjestää yhteiskuljetus
Yöpymismahdollisuudet: Jyväskylässä on useita hotelleja kävelymatkan päässä Paviljongista
Valokuvaus: Päätä, haluatteko ammattilaisen ikuistamaan tilaisuuden
Lahjat tai muistamiset: Suunnittele mahdolliset lahjat henkilöstölle

Pikkujoulujen järjestäminen Paviljongissa on vaivatonta, sillä käytössäsi on täydet tapahtumatoimiston palvelut. Tuottajamme suunnittelevat ja toteuttavat tapahtumasi alusta loppuun toiveidesi mukaan. Meillä on valmiina ideapankissa ikimuistoisia ja toimiviksi todettuja teemoja, joiden ympärille teemme takuulla ikimuistoiset pikkujoulut.

Vahva teema näkyy ja tuntuu tiloissa, ohjelmassa ja tunnelmassa. Se luo yhteishenkeä ja nostaa sopivalla tavalla hetkeksi arjen yläpuolelle luoden vahvan muistijäljen osallistujille.

Ota yhteyttä Paviljongin tapahtumasuunnittelijoihin ja aloita unohtumattomien pikkujoulujen suunnittelu jo tänään. Autamme sinua luomaan juuri teidän yrityksenne näköiset pikkujoulut, jotka pysyvät budjetissasi ja täyttävät kaikkien odotukset.

Lisätietoja pikkujoulujen järjestämisestä ja yhteydenotot: www.paviljonki.fi/tapahtumajarjestajat/.