Messutapahtuman järjestäminen vaatii huolellista valmistelua ja useita viranomaislupien hakemista, jotta tapahtuma on laillinen ja turvallinen kaikille osallistujille. Lupa-asiat kattavat kokoontumisluvan, pelastussuunnitelman, elintarvike- ja anniskeluilmoitukset, järjestyksenvalvontaan liittyvät luvat sekä musiikkiin ja meluun liittyvät ilmoitukset. Nämä luvat on hyvä aloittaa hyvissä ajoin, jopa 6-12 kuukautta ennen tapahtumaa, jotta vältytään viime hetken ongelmilta. Messu- ja tapahtumakeskus Paviljongissa järjestäjät saavat asiantuntevaa tukea lupaprosessien läpiviemiseen.

Mitä lupa-asioita tulee huomioida messutapahtumaa järjestäessä?

Messutapahtuman järjestämisessä vaaditaan useita lupia ja ilmoituksia, joilla varmistetaan tapahtuman lainmukaisuus, turvallisuus ja sujuvuus. Lupaprosessi on oleellinen osa tapahtuman järjestämistä, sillä ilman asianmukaisia lupia tapahtumaa ei voida järjestää laillisesti tai turvallisesti.

Lupa-asioiden huomioiminen on tärkeää useasta syystä. Ensinnäkin lain vaatimien lupien hankkiminen on järjestäjän velvollisuus, ja niiden laiminlyönti voi johtaa tapahtuman peruuntumiseen tai jopa oikeudellisiin seuraamuksiin. Toiseksi luvat varmistavat, että tapahtuma järjestetään turvallisesti ja että mahdollisiin riskitilanteisiin on varauduttu ennakkoon.

Messutapahtuman järjestäjän tulee huomioida useita keskeisiä osa-alueita lupaprosessissa:

• Tapahtuman luonne ja koko, jotka vaikuttavat tarvittavien lupien määrään
• Tapahtumapaikan sijainti ja sen asettamat vaatimukset
• Turvallisuusnäkökohdat ja riskiarviointi
• Osallistujamäärä ja kohderyhmä
• Elintarvikkeiden ja alkoholin tarjoilu tapahtumassa
• Äänentoisto ja melun tuottaminen
• Liikennejärjestelyt ja pysäköinti

Paviljongissa järjestettävien messutapahtumien osalta monet perusasiat ovat jo kunnossa, sillä tilat on suunniteltu messutoimintaa varten. Kuitenkin jokainen tapahtuma on erilainen, ja järjestäjän tulee varmistaa, että kaikki kyseisen tapahtuman erityispiirteiden vaatimat luvat ovat kunnossa.

Mitkä ovat pakolliset luvat messutapahtuman järjestämiseen?

Messutapahtuman järjestämiseen vaaditaan useita pakollisia lupia ja ilmoituksia riippuen tapahtuman luonteesta ja koosta. Viranomaisvaatimukset vaihtelevat, mutta yleisimmät pakolliset luvat ja ilmoitukset ovat:

1. Kokoontumislupa: Tarvitaan yleensä suuremmissa yleisötilaisuuksissa. Haetaan paikalliselta poliisilaitokselta viimeistään 5 vuorokautta ennen tapahtumaa. Paviljongissa järjestettävissä tapahtumissa tämä on keskeinen lupa.
2. Pelastussuunnitelma: Pakollinen kaikissa yleisötilaisuuksissa, joissa edellytetään erityisiä turvallisuustoimenpiteitä. Toimitetaan paikalliselle pelastuslaitokselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa.
3. Järjestyksenvalvontailmoitus: Tarvitaan, jos tapahtumassa käytetään järjestyksenvalvojia. Ilmoitus tehdään poliisille, joka hyväksyy järjestyksenvalvojat.
4. Meluilmoitus: Tarvitaan, jos tapahtumasta aiheutuu merkittävää melua ympäristöön. Ilmoitus tehdään kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle vähintään 30 päivää ennen tapahtumaa.
5. Elintarvikeilmoitus: Jos tapahtumassa tarjoillaan, myydään tai valmistetaan elintarvikkeita, on tehtävä ilmoitus paikalliselle elintarvikevalvontaviranomaiselle vähintään 4 viikkoa ennen tapahtumaa.
6. Anniskelulupa: Jos tapahtumassa tarjoillaan alkoholia, tarvitaan tilapäinen anniskelulupa, joka haetaan aluehallintovirastolta vähintään 1-2 kuukautta ennen tapahtumaa.
7. Musiikin esittäminen: Jos tapahtumassa soitetaan musiikkia, tarvitaan lupa Teostolta ja Gramexilta.
8. Tienvarsimainonta ja opasteet: Jos käytetään tienvarsimainoksia tai opasteita, tarvitaan lupa tienhoitajalta, kuten ELY-keskukselta tai kunnalta.
9. Maanomistajan lupa: Paviljongissa järjestettäviin tapahtumiin tämä sisältyy yleensä tilavuokraan, mutta varmista asia aina Paviljongin henkilökunnalta.

On tärkeää huomata, että osassa Paviljongin järjestämissä messutapahtumissa järjestäjä hoitaa keskitetysti monia lupia, kuten pelastussuunnitelman ja kokoontumisluvan, mutta näytteilleasettajien on silti huolehdittava omiin toimintoihinsa liittyvistä erityisluvista, kuten elintarvike- tai alkoholiluvista.

Lisäksi erityisluonteisissa tapahtumissa voidaan tarvita myös muita lupia, kuten:

• Arpajaislupa arpajaisten järjestämiseen
• Ilotulituslupa erikoisefekteihin
• Vakuutukset tapahtuman vastuiden kattamiseksi
• Tekijänoikeusluvat muuhun kuin musiikkiin liittyen

Miten turvallisuus- ja pelastussuunnitelma laaditaan messutapahtumaan?

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelma on keskeinen asiakirja messutapahtuman järjestämisessä, sillä se kartoittaa tapahtuman turvallisuusriskit ja määrittelee toimenpiteet onnettomuuksien ennaltaehkäisemiseksi. Pelastussuunnitelma on lakisääteinen vaatimus yleisötilaisuuksissa, joissa on samanaikaisesti läsnä vähintään 200 henkilöä tai joihin liittyy erityisiä riskejä.

Messutapahtuman turvallisuus- ja pelastussuunnitelman laadinta etenee seuraavien vaiheiden kautta:

1. Tapahtuman perustietojen kokoaminen:
   • Tapahtuman nimi, ajankohta ja paikka
   • Järjestäjän yhteystiedot
   • Arvioitu osallistujamäärä
   • Tapahtuman kuvaus ja ohjelma
2. Riskiarviointi:
   • Tunnistetaan mahdolliset vaaratilanteet (tulipalot, tapaturmat, sairauskohtaukset, väentungos)
   • Arvioidaan riskien todennäköisyys ja vakavuus
   • Määritellään toimenpiteet riskien minimoimiseksi
3. Turvallisuusjärjestelyt:
   • Määritellään ensiapujärjestelyt ja -henkilöstö
   • Suunnitellaan järjestyksenvalvonta ja valvontajärjestelyt
   • Kuvataan alkusammutuskaluston sijainti ja määrä
   • Määritellään poistumis- ja evakuointireitit
   • Suunnitellaan viestintäjärjestelmät hätätilanteita varten
4. Toimintaohjeet:
   • Laaditaan selkeät toimintaohjeet eri onnettomuustilanteisiin
   • Määritellään vastuuhenkilöt ja heidän tehtävänsä
   • Laaditaan ohjeet hätäilmoituksen tekemiseen
5. Kartat ja liitteet:
   • Liitetään tapahtumapaikan pohjapiirustus, johon on merkitty poistumisreitit, alkusammutuskalusto, ensiapupisteet ja kokoontumispaikat
   • Tarvittaessa liikennesuunnitelma

Kun pelastussuunnitelma on laadittu, se toimitetaan paikalliselle pelastusviranomaiselle vähintään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Pelastusviranomainen tarkastaa suunnitelman ja voi tarvittaessa pyytää täydennyksiä tai muutoksia. Lisäksi pelastusviranomainen voi suorittaa palotarkastuksen ennen tapahtumaa.

Paviljongissa järjestettävissä tapahtumissa pelastussuunnitelman pohja on usein saatavilla Paviljongin henkilökunnalta, mikä helpottaa järjestäjän työtä. Kuitenkin jokainen tapahtuma on erilainen, ja pelastussuunnitelma tulee aina räätälöidä kyseiseen tapahtumaan sopivaksi.

On tärkeää varmistaa, että kaikki tapahtuman järjestämiseen osallistuvat henkilöt ovat tietoisia pelastussuunnitelman sisällöstä ja osaavat toimia hätätilanteessa sen mukaisesti. Siksi suunnitelma kannattaa käydä läpi henkilökunnan ja näytteilleasettajien kanssa ennen tapahtumaa.

Milloin messutapahtuman lupa-asiat pitää aloittaa?

Messutapahtuman lupa-asioiden käsittely kannattaa aloittaa mahdollisimman aikaisin, jopa 6-12 kuukautta ennen varsinaista tapahtumaa. Lupaprosessi vie aikaa, ja mitä isommasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän aikaa on varattava lupien hakemiseen ja käsittelyyn.

Lupien hakemisen aikataulu riippuu luvasta ja viranomaisesta. Tässä yleinen aikataulu eri lupien hakemiseen:

Lupa/ilmoitus	Hakemisen ajankohta	Käsittelyaika
Anniskelulupa (tilapäinen)	1-2 kuukautta ennen tapahtumaa	1-2 kuukautta
Kokoontumislupa	Viimeistään 5 vrk ennen tapahtumaa	1-3 viikkoa
Pelastussuunnitelma	Viimeistään 14 vrk ennen tapahtumaa	1-2 viikkoa
Meluilmoitus	Viimeistään 30 vrk ennen tapahtumaa	1-4 viikkoa
Elintarvikeilmoitus	Viimeistään 4 viikkoa ennen tapahtumaa	2-4 viikkoa
Järjestyksenvalvontailmoitus	2-4 viikkoa ennen tapahtumaa	1-2 viikkoa
Teosto- ja Gramex-luvat	1-2 kuukautta ennen tapahtumaa	1-2 viikkoa

Näytteilleasettajan kannattaa huomioida, että messu- ja markkinointitapahtumiin osallistuttaessa Paviljonki voi hoitaa joitain keskeisiä lupia keskitetysti, mutta näytteilleasettajan on silti varmistettava omaan toimintaansa liittyvät erityisluvat. Tarkista aina tapahtuman järjestäjältä, mitkä luvat kuuluvat heidän vastuulleen ja mitkä ovat näytteilleasettajan omalla vastuulla.

Suosittelemme aloittamaan lupaprosessin seuraavassa järjestyksessä:

1. 6-12 kuukautta ennen: Aloita alustava suunnittelu, ota yhteyttä viranomaisiin ja selvitä tarvittavat luvat.
2. 3-6 kuukautta ennen: Hae pitkän käsittelyajan vaativia lupia, kuten anniskelulupaa.
3. 2-3 kuukautta ennen: Laadi pelastussuunnitelma ja aloita sen hyväksyttämisprosessi.
4. 1-2 kuukautta ennen: Hae muut luvat ja tee tarvittavat ilmoitukset.
5. 2-4 viikkoa ennen: Varmista, että kaikki luvat ovat kunnossa ja tee mahdolliset täydennykset.

On huomioitava, että joissakin tapauksissa lupahakemuksiin voidaan pyytää täydennyksiä tai lisäselvityksiä, mikä pidentää käsittelyaikaa. Siksi on tärkeää jättää riittävästi aikaa mahdollisille lisäselvityksille ja muutoksille.

Mistä saa apua messutapahtuman lupa-asioihin?

Messutapahtuman lupaprosessiin on saatavilla monipuolista tukea ja neuvontaa eri tahoilta. Messu- ja tapahtumakeskus Paviljonki tarjoaa näytteilleasettajille asiantuntevaa apua lupa-asioissa, mikä helpottaa tapahtumaan valmistautumista huomattavasti.

Tässä keskeisiä tahoja, joilta saa apua messutapahtuman lupa-asioihin:

• Paviljongin tapahtumapalvelut: Messutapahtumien asiantuntijamme auttavat navigoimaan eri lupaprosessien viidakossa ja antavat neuvoja siitä, mitä lupia juuri sinun osastollasi tai tapahtumassasi tarvitaan. Meiltä saat myös valmiita pohjia ja malleja esimerkiksi pelastussuunnitelman laatimiseen.
• Tapahtumakoordinaattorit: Jokaisella Paviljongin järjestämällä messutapahtumalla on nimetty koordinaattori, joka tuntee tapahtuman erityispiirteet ja osaa neuvoa juuri kyseiseen tapahtumaan liittyvissä lupa-asioissa.
• Viranomaiset: Suora yhteydenotto viranomaisiin on usein tehokkain tapa saada täsmällistä tietoa lupavaatimuksista:
  • Poliisi: kokoontumisluvat ja järjestyksenvalvonta
  • Pelastuslaitos: pelastussuunnitelmat ja paloturvallisuus
  • Kunnan ympäristöviranomainen: meluilmoitukset
  • Aluehallintovirasto: anniskeluluvat
  • Kunnan terveystarkastaja: elintarvikeilmoitukset
• Tapahtuma-alan ammattilaisten verkostot: Erilaiset tapahtuma-alan järjestöt ja verkostot tarjoavat jäsenilleen neuvontaa ja tukea lupa-asioissa.

Paviljonki tekee tiivistä yhteistyötä viranomaisten kanssa ja pystyy usein nopeuttamaan lupaprosessia toimimalla viestinvälittäjänä näytteilleasettajan ja viranomaisten välillä. Tämä yhteistyö helpottaa erityisesti niiden näytteilleasettajien toimintaa, jotka eivät ole aiemmin osallistuneet messutapahtumiin tai joille suomalainen lupakäytäntö on vieras.

Suosittelemme ottamaan yhteyttä Paviljongin tapahtumapalveluihin heti, kun olette päättäneet osallistua messutapahtumaan. Näin voimme auttaa teitä kartoittamaan tarvittavat luvat ja laatimaan aikataulun lupien hakemiselle. Mitä aikaisemmin aloitatte suunnittelun, sitä sujuvammin lupaprosessi etenee.

Muistathan, että vaikka Paviljonki auttaa lupa-asioissa, vastuu tarvittavien lupien hankkimisesta on kuitenkin viime kädessä aina näytteilleasettajalla itsellään. Siksi on tärkeää varmistaa hyvissä ajoin, että kaikki tarvittavat luvat ovat kunnossa ennen tapahtumaa. Paviljongin verkkosivuilta löydät lisää tietoa messuihin osallistumisesta ja näytteilleasettajana toimimisesta.