Miksi messujen huolellinen aikataulutus on tärkeää?

Huolellinen aikataulutus on onnistuneen messutapahtuman perusta. Kun suunnittelulle varataan riittävästi aikaa, voidaan varmistaa, että kaikki oleelliset yksityiskohdat tulevat huomioiduiksi ja mahdolliset ongelmat ehditään ratkaista ennen tapahtumapäivää.

Riittävä suunnitteluaika mahdollistaa laadukkaan toteutuksen, jossa näytteilleasettajat ja kävijät saavat parhaimmillaan unohtumattoman kokemuksen. Aikataulutuksen merkitys korostuu erityisesti, kun tapahtumassa on useita liikkuvia osia – näytteilleasettajia, ohjelmaa, tarjoiluja ja teknisiä ratkaisuja.

Liian tiukka aikataulu johtaa usein kompromisseihin, jotka voivat näkyä tapahtuman laadussa. Esimerkiksi markkinointiin ei ehkä jää riittävästi aikaa, mikä vaikuttaa suoraan kävijämääriin. Toisaalta ylipitkä suunnitteluaika voi johtaa tehottomuuteen ja fokuksen katoamiseen.

Eri kokoiset messutapahtumat vaativat erilaisen aikataulun:

  • Suuret kansainväliset messut tarvitsevat pisimmän suunnitteluajan
  • Toimialakohtaiset ammattimessut vaativat perusteellista kohderyhmäanalyysiä
  • Pienemmätkin tapahtumat hyötyvät hyvästä aikataulutuksesta

Paviljongissa järjestettävien tapahtumien suunnittelussa ammattilaistemme tuki auttaa optimoimaan aikataulun juuri sinun tapahtumaasi sopivaksi.

Kuinka paljon aikaa tarvitaan messujen suunnitteluun ja toteutukseen?

Messujen suunnitteluun tarvittava aika vaihtelee merkittävästi tapahtuman koon ja luonteen mukaan. Tapahtumasuunnittelun aikajänne kannattaa mitoittaa seuraavien suuntaviivojen mukaan:

Suuret messutapahtumat (yli 100 näytteilleasettajaa, yli 5000 kävijää): 12-18 kuukautta

  • Konseptikehitys ja strateginen suunnittelu: 3-4 kuukautta
  • Näytteilleasettajien hankinta: 6-10 kuukautta
  • Markkinointi ja viestintä: alkaa 12 kuukautta ennen, intensiivisin vaihe 6-3 kuukautta ennen
  • Käytännön järjestelyt ja logistiikka: 4-6 kuukautta
  • Viimeistely ja yksityiskohdat: 1-2 kuukautta

Keskikokoiset messutapahtumat (30-100 näytteilleasettajaa, 1000-5000 kävijää): 6-12 kuukautta

  • Konseptin luominen: 1-2 kuukautta
  • Tapahtumatilan varaus ja näytteilleasettajien rekrytointi: 4-8 kuukautta
  • Markkinointi: alkaa 6-8 kuukautta ennen, intensiivisin vaihe 3-1 kuukautta ennen
  • Käytännön järjestelyt: 2-4 kuukautta
  • Viimeistely: 2-4 viikkoa

Pienet tapahtumat (alle 30 näytteilleasettajaa, alle 1000 kävijää): 3-6 kuukautta

  • Suunnittelu ja tilan varaus: 3-4 kuukautta etukäteen
  • Näytteilleasettajien hankinta: 2-4 kuukautta
  • Markkinointi: 2-3 kuukautta
  • Käytännön järjestelyt: 1-2 kuukautta
  • Viimeistely: 2 viikkoa

On hyvä muistaa, että nämä ovat yleisiä suuntaviivoja. Messujen suunnitteluun tarvittava aika riippuu myös tapahtuman toistuvuudesta – ensimmäisen kerran järjestäminen vaatii enemmän aikaa kuin vuosittain toistuvan tapahtuman uusiminen.

Paviljongissa autamme asiakkaitamme suunnittelemaan realistisen aikataulun, joka ottaa huomioon tapahtuman erityispiirteet ja tarpeet. Messu- ja tapahtumakeskuksemme ammattilaiset tunnistavat kriittiset vaiheet ja auttavat priorisoimaan tehtäviä, jotta tapahtuman suunnittelu etenee sujuvasti.

Mitkä ovat messujen suunnittelun kriittiset vaiheet?

Messujen suunnittelussa on tunnistettavissa selkeitä kriittisiä vaiheita, jotka muodostavat tapahtumasuunnittelun selkärangan. Nämä vaiheet seuraavat toisiaan loogisessa järjestyksessä, joskin moni tehtävä etenee myös rinnakkain:

1. Konseptointi ja tavoitteiden määrittely (12-18 kk ennen tapahtumaa)

  • Tapahtuman teeman, vision ja tavoitteiden määrittely
  • Kohderyhmän ja kävijäprofiilin tunnistaminen
  • Alustavan budjetin laatiminen
  • Tapahtuman ajankohdan valinta

2. Tapahtumatilan varaaminen (12-15 kk ennen)

  • Sopiville tiloille tarjouspyyntöjen lähettäminen
  • Tilan teknisten vaatimusten kartoittaminen
  • Tilavarauksen vahvistaminen ja sopimuksen tekeminen

3. Budjetointi ja taloussuunnittelu (10-12 kk ennen)

  • Yksityiskohtaisen budjetin laatiminen
  • Osastohinnoittelun suunnittelu
  • Sponsorointimahdollisuuksien kartoittaminen
  • Kassavirta-analyysin tekeminen

4. Markkinoinnin suunnittelu ja toteutus (alkaa 10-12 kk ennen)

  • Markkinointistrategian ja -suunnitelman laatiminen
  • Verkkosivujen ja some-kanavien perustaminen
  • Markkinointimateriaalien tuottaminen
  • Mediayhteistyön käynnistäminen

5. Näytteilleasettajien hankinta (8-12 kk ennen)

  • Näytteilleasettajapaketin suunnittelu
  • Myyntityön aloittaminen
  • Näytteilleasettajien vahvistukset ja sopimusten teko

6. Logistiikan ja käytännön järjestelyjen suunnittelu (4-6 kk ennen)

  • Tekniikan, rakenteiden ja kalusteiden suunnittelu
  • Ravintolapalveluiden suunnittelu
  • Turvallisuussuunnitelman laatiminen
  • Henkilöstöresurssien varmistaminen

7. Viimeistely ja toteutus (1-2 kk ennen)

  • Yksityiskohtaisten aikataulujen laatiminen
  • Näytteilleasettajien ohjeistaminen
  • Viimeisten markkinointitoimenpiteiden toteutus
  • Rakennusvaiheen koordinointi
  • Tapahtuman toteutus

8. Jälkitoimet (tapahtuman jälkeen)

  • Palautteen kerääminen ja analysointi
  • Taloudellinen loppuselvitys
  • Tapahtuman onnistumisen arviointi
  • Seuraavan tapahtuman alustava suunnittelu

Paviljongissa tuemme asiakkaitamme näiden kaikkien vaiheiden läpiviemisessä. Erityisesti hyödyllistä on, että kaikki palvelumme ovat saatavilla yhdeltä yhteyshenkilöltä, mikä selkeyttää ja nopeuttaa tapahtuman suunnitteluprosessia.

Miten messujen tilavaraus vaikuttaa aikatauluun?

Tapahtumatilan saatavuus on yksi merkittävimmistä aikatauluun vaikuttavista tekijöistä messujen suunnittelussa. Suosittujen tapahtumatilojen, kuten Paviljongin, varauskalenteri täyttyy usein pitkälle tulevaisuuteen, erityisesti sesonkiaikoina.

Messu- ja tapahtumakeskus Paviljongin kaltaiset suositut tilat kannattaa varata vähintään 12-18 kuukautta etukäteen, jos tapahtuma ajoittuu sesonkiaikaan (syys-marraskuu tai tammi-toukokuu). Hiljaisemmille kausille (kesä- ja joulukuu) voi löytyä tilaa lyhyemmälläkin varoitusajalla, mutta varmuuden vuoksi kannattaa olla liikkeellä hyvissä ajoin.

Tilavarauksen ajankohta vaikuttaa koko suunnitteluprosessiin monella tavalla:

  • Kun tila on varmistettu, voidaan aloittaa näytteilleasettajien rekrytointi
  • Tapahtumatilan pohjapiirros määrittää osastojen sijoittelun ja suunnittelun
  • Tieto tapahtumapaikasta tarvitaan markkinointimateriaalien tuottamiseen
  • Tapahtumatilan tekniset ominaisuudet vaikuttavat tapahtuman toteutusmahdollisuuksiin

Paviljongissa autamme asiakkaitamme löytämään juuri heidän tapahtumalleen sopivan ajankohdan. Eri kokoisiin tapahtumiin soveltuvat tilat ovat muunneltavissa tarpeen mukaan, mikä lisää joustavuutta aikataulusuunnitteluun. Osaamme myös kertoa, mitkä ajankohdat ovat suosituimpia tietyn alan tapahtumille Jyväskylässä, mikä auttaa optimaalisen ajankohdan valinnassa.

Tilavarauksen yhteydessä kannattaa huomioida myös

  • Rakennus- ja purkuajat, jotka tulee sisällyttää varausaikaan
  • Mahdolliset muut samaan aikaan järjestettävät tapahtumat, jotka voivat vaikuttaa kävijämääriin
  • Vuodenajan vaikutus logistiikkaan ja kävijöiden saapumiseen

Kun tilavaraus on varmistunut, tapahtuman suunnittelu voi edetä konkreettisemmalle tasolle. Tämä on usein se hetki, jolloin tapahtuman toteutuminen alkaa tuntua todelliselta ja suunnitteluun syntyy uutta energiaa.

Milloin tulisi aloittaa messutapahtuman markkinointi?

Messutapahtuman markkinointi on prosessi, joka alkaa varhaisessa vaiheessa ja intensiivistyy tapahtuman lähestyessä. Tehokas markkinointi noudattaa suunnitelmallista aikataulua, joka jakautuu kolmeen päävaiheeseen:

Varhaiset markkinointitoimenpiteet (6-12 kk ennen tapahtumaa):

  • Tapahtuman visuaalisen ilmeen ja brändin luominen
  • Verkkosivuston ja sosiaalisen median kanavien perustaminen
  • Tapahtuman ennakkoilmoituksen julkaiseminen (”Save the Date”)
  • Tiedottaminen alan julkaisuissa ja verkostoissa
  • Kohderyhmien määrittely ja segmentointi

Intensiivinen markkinointivaihe (3-6 kk ennen tapahtumaa):

  • Lipunmyynnin tai rekisteröitymisen avaaminen
  • Säännöllinen viestintä sosiaalisessa mediassa ja uutiskirjeissä
  • Mediakumppanuuksien aktivoiminen
  • Ohjelmatietojen julkaiseminen
  • Näytteilleasettajien esittelyt
  • Hakukonemainonnan aloittaminen

Viimeiset markkinointitoimenpiteet (1-3 kk ennen tapahtumaa):

  • Intensiivinen somemarkkinointi ja sisällöntuotanto
  • Sähköpostimarkkinoinnin tehostaminen
  • Printtimainonnan julkaiseminen
  • Early bird -tarjousten päättyminen
  • Lehdistötiedotteiden julkaiseminen
  • Viimeisten ohjelmamuutosten viestintä

Markkinoinnin aikataulutuksessa on otettava huomioon tapahtuman luonne ja kohderyhmä. Ammattimessujen markkinointi kannattaa aloittaa aikaisemmin kuin kuluttajamessujen, koska yrityspäättäjät suunnittelevat aikataulunsa pidemmälle etukäteen.

Paviljongissa järjestettävien messutapahtumien markkinoinnissa voidaan hyödyntää myös tapahtumapaikan omia markkinointikanavia. Näytämme tulevat tapahtumat verkkosivuillamme ja autamme viestimään tapahtumasta omille sidosryhmillemme. Ravintolapalveluista vastaava Food&Events Tapahtumaravintolat voi myös osallistua tapahtuman markkinointiin esimerkiksi teemallisten tarjoilujen muodossa.

Muista, että messutapahtuman markkinointi ei pääty tapahtuman alkamiseen. Tapahtuman aikainen viestintä sosiaalisessa mediassa luo tunnelmaa ja tapahtuman jälkeinen kiitosviestintä jättää positiivisen muistijäljen, joka kantaa seuraavaan tapahtumaan asti.

Mitä aikaa säästäviä vinkkejä messujärjestäjät suosittelevat?

Kokeneet tapahtumanjärjestäjät tietävät, että hyvä suunnittelu säästää aikaa ja resursseja. Tässä messutapahtumien ammattilaisilta koottuja vinkkejä, jotka auttavat tehostamaan suunnitteluprosessia:

1. Hyödynnä valmiita prosesseja ja työkaluja

  • Käytä projektinhallintaohjelmistoja aikataulutukseen ja tehtävien jakamiseen
  • Hyödynnä edellisten tapahtumien dokumentaatiota pohjana
  • Luo tarkistuslistoja eri vaiheita varten

2. Delegoi ja ulkoista viisaasti

  • Keskity ydinosaamiseesi ja anna ammattilaisten hoitaa erikoisalueet
  • Valitse tapahtumatila, joka tarjoaa kattavia tuottajapalveluja
  • Rakenna luotettava tiimi, jossa vastuut on selkeästi jaettu

3. Suunnittele eteneminen rinnakkain eikä vain peräkkäin

  • Monet tehtävät voidaan hoitaa samanaikaisesti
  • Käynnistä markkinointi jo ennen kuin kaikki yksityiskohdat ovat valmiina
  • Jaa projekti helposti hallittaviin kokonaisuuksiin, jotka voivat edetä itsenäisesti

4. Investoi hyvään dokumentaatioon

  • Dokumentoi päätökset ja suunnitelmat selkeästi
  • Pidä kaikki tiedot yhdessä paikassa, josta ne ovat helposti saatavilla
  • Laadi selkeät ohjeet näytteilleasettajille ja muille sidosryhmille

5. Varaudu muutoksiin ja ole joustava

  • Jätä aikatauluun puskuriaikaa odottamattomia tilanteita varten
  • Tunnista kriittiset polut, joissa ei ole varaa viivästyksiin
  • Priorisoi tehtävät tärkeysjärjestykseen

6. Valitse luotettavat kumppanit

  • Messu- ja tapahtumakeskus Paviljonki tarjoaa kattavat palvelut saman katon alta
  • Kokeneiden tapahtumatuottajien käyttäminen vähentää omaa työtaakkaasi
  • Yksi yhteyshenkilö tapahtumatilalta selkeyttää kommunikaatiota

Paviljongissa tapahtumia järjestettäessä iso joukko ammattilaisia hoitaa tapahtuman ennakkojärjestelyt suunnittelusta toteutukseen. Näin tapahtuman järjestäjälle jää aikaa stressittömään tapahtuman asiasisällön suunnitteluun. Laadukas tapahtumatuotanto varmistaa, että yksikään kriittinen vaihe ei jää huomiotta ja aikataulutus on realistinen.

Hyödyntämällä ammattilaisten apua voit varmistaa, että messujesi suunnittelu ja toteutus etenevät sujuvasti ilman turhaa kiirettä. Kaikki palvelut yhdeltä yhteyshenkilöltä säästävät merkittävästi aikaa ja vaivaa monivaiheisessa suunnitteluprosessissa. Lisätietoja Paviljongin tarjoamista palveluista tapahtumanjärjestäjille löydät verkkosivuiltamme, jossa esitellään kattavasti kaikki tarvitsemasi tukipalvelut onnistuneen messutapahtuman järjestämiseen..